İleti Yönetim Sistemi Nedir? Nasıl Kayıt Olunur?

“İletimi Yönetimi Sistemi” ya da “İYS” elektronik ortam üzerinde gerçekleşen ileti akışını düzenleme amacıyla geliştirilmiş özel bir sistemdir. Alıcıların ve hizmet sağlayıcıların farklı talepleri karşılamak üzere kullanabileceği bu sistem kayıt esasına göre kendine özgü bir çalışma prensibine sahiptir.

Henüz çok yeni sayılabilecek sistem hakkında merak edilen pek çok durum bulunuyor olmakla birlikte iys sistemi nedir? nasıl kayıt olunur? Sistem nasıl çalışır? Ve benzeri niteliğe sahip birçok sorunun cevabı merak edilmektedir. Bu kapsamda Ticari iletilerin yönetim akışını dizayn etmek, denetlemek ve kontrol etmek üzerine inşa edilen İleti Yönetim Sistemi nedir? ne işe yarar?

İleti Yönetimi Sistemi Nedir, Ne İşe Yarar?

İys sistemi nedir? merak edenler için söz konusu sitemin üç farklı bileşeni olduğu belirtilmelidir. Bu bileşenler; “Hizmet sağlayıcılar”, “Alıcılar” ve “Kamu Kurumlar” şeklindedir.

Söz konusu üç faktör üzerinden İleti Yönetim Sistemini tanımlamak gerekirse; hizmet sağlayıcı olarak görevlendirilenlerin e-posta, sms ya da arama gibi iletişim olanakları üzerinden alıcılardan aldıkları izinleri muhafaza ederek yönetebilecekleri, alıcıların ise; hizmet sağlayıcılara verecekleri izinleri görüntüleyebileceği, denetleyebileceği veya reddedebileceği veri tabanı sistemdir. İleti yönetim sistemi (iys) kamunun işlevi de iletilerle ilgili yaşanan şikayetlerin görüntülenebilmesi ve konu izinlerini denetlenebilmesi üzerinedir.

İleti Yönetim Sisteminde Temel Kavramlar

İleti yönetim sistemi (iys), Ticaret Bakanlığı tarafından Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanuna dayanılarak dizayn edilmiş ve 01.01.2021 tarihinde yapılan düzenlemeyle kesin olarak hatları çizilmiş bir ileti izni saklama sistemi olmakla birlikte henüz elektronik dünyada çok yeni olan bu sistem hakkında pek çok kavram tam olarak bilinmemektedir.

Alıcı

İleti Yönetim Sistemi içerisinde alıcı, iletilerin gönderildiği ve sistem kapsamında iletilerin gönderimini kontrol edebilme yetisine sahip olan vatandaşlardır. İleti Yönetim Sistemi, tüm vatandaşların sistem üzerinden aldıkları iletileri kontrol edebilmelerine, reddedebilmelerine ve arzu ettikleri ölçüde ileti alımını düzenleyebilmelerine izin verir.

Hizmet Sağlayıcı

Hizmet sağlayıcı ise anlaşılacağı üzere alıcılara gönderilecek olan e-posta, SMS ya da arama gibi her türden iletinin iznini kontrol eden ve ileti hizmeti alanlar adına bazı yasal yükümlülükleri sağlayan tüzel kişilikler ya da ticari kuruluşlardır. Hizmet sağlayıcı, İleti Yönetim Sistemi (iys) kapsamında pek çok noktada özen göstermeli ve gerekli olan yasal düzenlemelerin sınırları içerisinde hizmet sağlamalıdır.

Özellikle belirtilmiş olan son düzenlemeyle birlikte alıcıların izinleri-rızaları olmadan gönderilen iletilere yüksek düzeyde hassasiyet göstermelidir. Alıcı izni olmadan gönderilen iletiler, firmaların ya da tüzel kişiliklerin çok ciddi cezalar ile karşı karşıya kalmasına sebep olabilir.

Ticari Elektronik İleti

Ticari elektronik ilet, İleti Yönetim Sisteminin en temel yapıtaşıdır. Her türden mesajı kapsayan ticari elektronik ileti, hizmet sağlayıcılar tarafından tüzel ya da gerçek kişiliklerin iletmek istedikleri tüm mesajları alıcılarla buluşturur ve söz konusu mesajların bizzat kendisi konumundadır.

En yalın olarak ticari elektronik iletiyi tanımlamak gerekirse; gerçek ya da tüzel kişiliklerin sahip oldukları ticari faaliyetler kapsamında; telefon, çağrı merkezi, e-posta, SMS, Faks, Otomatik Mesaj ve benzeri niteliğe sahip olan her türlü elektronik iletişim aracıyla ürün, firma ya da hizmet tanıtımı yapması amacıyla gönderilen mesajlardır.

Ticari Elektronik İleti Yönetmeliği

Ticari elektronik ileti yönetmeliği, belirtilmiş olan yasa çerçevesi kapsamında hizmet sağlayıcıların ve tüzel-gerçek kişiliklerin temel yükümlülüklerinin belirlendiği yönetmeliktir. Bu yönetmelikte İleti Yönetim Sisteminin bir parçası olan her bir unsurun; karşılaması gereken temel gereklilikler, etki ve görev sınırları ve izin yetkileri açık bir biçimde belirtilmiştir. Söz konusu yönetmeliğin tamamına adresi https://iys.org.tr/iys/yonetmelik üzerinde ulaşım sağlamak mümkündür.

İleti Yönetim Sisteminin Çalışma Prensibi

Belirtilmiş olduğu gibi İYS’nin kendine özgü bir çalışma prensibi bulunmaktadır. Alıcı izinlerinin ve onaylarının veri yüklendiği bu sistemi E-Devlet ileti yönetim sistemi üzerinden kontrol etmek mümkündür. Sisteme kayıt olmak için başvurunun yapılmasının ardından yüklenen tüm belge ve bilgiler kamu kurumları tarafından denetimden geçer ve en nihayetinde onay sürecine ilişkin karar verilir.

İleti Yönetim Sistemine Nasıl Kayıt Olunur?

İleti Yönetim Sistemine kayıt olmak için başvuru yapılması zorunludur. Söz konusu başvuruların dijital ortam üzerinden, sistemin resmi web adresi olan https://iys.org.tr/ adresine giriş yapılarak başvuru formunun doldurulması suretiyle yapılması mümkün olduğu gibi arzu edenlerin fiziki olarak başvuru yapabilme hakkı da sistem kapsamında saklı tutulmuştur. Bu noktada sadece sisteme kayıtlı olmak isteyen yabancı firmalarla ilgili özel bir düzenleme bulunur.

Türkiye menşeili olmayan firmalar, İleti Yönetim Sistemi (iys) başvuru sürecini zorunlu olarak fiziki yöntemi benimseyerek sürdürmelidir. Ayrıca ticari tanıtım amacıyla alıcılara ileti gönderebilmek için başvuru yapılarak sisteme kayıt olunmasının zorunluluk içerdiği de belirtilmelidir.

Başvuru Yapma Süreci

Başvuru yapabilmek için belirtilmiş olduğu gibi dijital ya da fiziki kanallar olmak üzere iki farklı başvuru kanalının kullanılması mümkündür. İYS e-devlet üzerinden yönetilebilir bir sistem olmakla birlikte kayıt aşamasının başvuru süreci tamamen İYS’nin resmi web adresi aracılığıyla gerçekleştirilmelidir. Söz konusu başvuru sürecinde bazı belgeler ve bilgiler başvuruda bulunan tüzel-gerçek kişiliklerden talep edilmektedir.

Talep Edilen Belgeler

İleti Yönetim Sistemine başvuru yapmak için gerekli olan belgeler şu şekildedir:

Başvuru yapacak olan şirketin yetkilisi için;

• Kurumsal e-mail adresi
• Cep telefonu numarası
• C. Kimlik Numarası

Hizmet sağlayıcı için;

• MERSİS numarası
• İleti gönderini hizmetinin verildiği tüm markaların tescil belgeleri
• İYS’nin resmi web adresi üzerinden temin edilebilecek İleti Yönetim Sistemi Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi’nin elektronik imzalı bir örneği

Bu belgelerin hazırlanmasının ve uygun formata getirilmesinin ardından İleti Yönetim Sistemi (iys) başvurusu yapılması mümkündür.

Ticari İşletmeler İçin İleti Yönetim Sistemi Kaydı

İleti Yönetim Sistemine başvuru yapılmasının dışında ticari işletmelerin ileti gönderimi faaliyetlerine başlayabilmeleri için İleti Yönetim Sistemi kaydı gerçekleştirmeleri zorunludur. Söz konusu kayıtların yapılabilmesi için en önemli zorunluluk ise kaydı yapacak olan tüzel-gerçek kişiliklerin bir MERSİS numarasına sahip olmasıdır. Ticari işletmeler için İYS e-Devlet sistemi üzerinden başvuru işlemleri tamamlanabilmektedir.

İleti Yönetim Sistemi Mesajlarında Dikkat Edilmesi Gereken Temel Dinamikler

İleti Yönetim Sistem (iys) başvuru sürecinin tamamlanması, izin ya da onay belgelerinin depolanabileceği bu alanda ticari tanıtım faaliyetlerinin gerçekleştirilebilmesi adına tüm gerekliliklerin yerine getirilmesi halinde sistemi kullanırken bazı özel püf noktalara yeteri özen gösterilmesi gerekir. İYS kullanımında ve iletilerinde dikkat edilmesi gerekenler ve özen gösterilmesi gereken durumlar genel hatlarıyla şu şekildedir:

• Başvuru süreçlerinin kurumsal e-posta adresleri ile yürütüldüğünden emin olunmalıdır.
• Başvuru süresi boyunca bilgiler eksiksiz ve doğru şekilde verilmelidir. Özellikle MERSİS sisteminde yer alan bilgilerin doğruluğu kesinlikli teyit edilmelidir.
• Güncel olmayan bilgiler ya da değiştirilmesi zaruri olan bilgiler için MERSİS sitemi ziyaret edilmeli ve gerekli güncellemeler yapılmalıdır.
• Alıcı onayına yeteri kadar hassasiyet gösterilmeli ve kullanılabilecek her türden elektronik iletişim aracında alıcı rızası ilk olarak gözetilmelidir.
• Her bir ticari elektronik ileti gönderimim işlemi için marka tescil belgelerinin sisteme yüklenmesi gerektiği akıldan çıkarılmamalıdır.

Tüm bu durumlara dikkat edilmesi halinde etkili bir İleti Yönetim Sistem (iys) kullanımı adına tüm gereklilikler sağlanmış olacaktır.