ERP Nedir?

Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP), finans, insan kaynakları, satın alma, dağıtım ve diğer departmanlar arasında iş süreçlerini standartlaştıran, kolaylaştıran ve entegre eden bir entegre yazılım uygulamaları sistemidir. ERP sistemleri tek bir veritabanı üzerinde çalışan ortak veri tanımlarını kullanan entegre bir yazılım platformunda çalışır.

ERP’ler başlangıçta üretim şirketleri için tasarlanmıştı, ancak o zamandan beri hizmet endüstrileri, yüksek öğrenim-konaklama-sağlık hizmetleri, finansal hizmetler ve devlet kurumlarına doğru genişledi. Her sektörün kendi ERP özellikleri vardır. Örneğin, devlet ERP’si geleneksel satın alma yerine sözleşme yaşam döngüsü yönetimini (CLM) kullanır ve GAAP yerine devlet muhasebe kurallarını izler. Bankaların, çekleri, kredi kartlarını, banka kartlarını ve diğer araçları mutabık kılmak için arka ofis ödeme süreçleri vardır.

ERP sistemleri, kurumsal verimliliği ve etkinliği çeşitli şekillerde iyileştirir. Finansal bilgileri tek bir sisteme entegre ederek, ERP sistemleri bir kuruluşun finansal raporlamasını birleştirir. Ayrıca sipariş yönetimini entegre ederek sipariş almayı, üretimi, envanteri, muhasebeyi ve dağıtımı çok daha basit ve daha az hataya açık bir süreç haline getiriyorlar.

Çoğu ERP, müşteri etkileşimlerini izlemek için müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) araçlarını da içerir, böylece müşteri davranışı ve ihtiyaçları hakkında daha derin içgörüler sağlar. Ayrıca, üretim ve destek süreçlerini standartlaştırıp otomatikleştirebilir ve bir kuruluşun farklı iş birimleri genelinde tedariki birleştirebilirler.

ERP sistemleri ayrıca zaman raporlama, harcama takibi, eğitim, beceri eşleştirme ve benzerleri için standartlaştırılmış bir İK platformu sağlayabilir ve bir kuruluşun finans, İK ve tedarik zinciri genelinde devlet düzenlemeleri için gerekli raporlamayı dosyalama becerisini büyük ölçüde geliştirebilir.

İyi ERP sistemleri, işletmelerin neredeyse her iş sürecini tamamlamak için gereken zamanı azaltmasını sağlar. Ayrıca, ortak veri tanımları etrafında düzenlenmiş paylaşılan veriler aracılığıyla işbirliğini teşvik ederek daha iyi karar vermeyi sağlarlar.

ERP sistemlerinin sunduğu standardizasyon ve basitleştirme, daha az katı yapıya neden olur, böylece işbirliği potansiyelini artırırken hızlı bir şekilde adapte olabilen daha çevik bir işletme yaratır. Bir ERP sistemi merkezileştirilmiş veritabanı, daha büyük bir hedef olmasına rağmen, yüzlerce sisteme dağılmış verilerden daha kolaydır.

ERP Sistemlerinin Temel Özellikleri

ERP sistemlerinin ölçeği, kapsamı ve işlevselliği büyük ölçüde değişir. Bununla birlikte, çoğu ERP yazılımı aşağıdaki özelliklere sahiptir.

Kurumsal çapta entegrasyon

İş süreçleri, departmanlar ve iş birimleri arasında uçtan uca entegre edilmiştir. Örneğin, yeni bir sipariş otomatik olarak bir kredi kontrolü başlatır, ürün kullanılabilirliğini sorgular ve dağıtım programını günceller. Sipariş sevk edildikten sonra fatura gönderilir.

Gerçek zamanlı işlemler

Yukarıdaki örnekteki işlemler, siparişin alınmasından sonraki birkaç saniye içinde gerçekleştiğinden, sorunlar hızlı bir şekilde tespit edilerek satıcıya durumu düzeltmesi için daha fazla zaman verilir.

Ortak veritabanı

Ortak bir veritabanı, her departmanın aynı tanımı kullanarak kurum için verilerin bir kez tanımlanmasını sağlar. Bazı ERP sistemleri, performansı artırmak için fiziksel veritabanını böler.

Tutarlı görünüm

İlk ERP satıcıları, tutarlı bir kullanıcı arayüzüne sahip yazılımın eğitim maliyetlerini düşürdüğünü ve daha profesyonel göründüğünü fark etti.

En İyi ERP Yazılımı

Herhangi bir sektörde, endüstri deneyimi olan bir ERP tedarikçisi seçmek önemlidir. Bir tedarikçiyi yeni bir endüstrinin nüansları hakkında eğitmek çok zaman alır.

En iyi ERP uygulamalarının çoğu, iş vakasına sponsor olan, devam etmek için onay alan, ilerlemeyi izleyen, yönlendirme komitesine başkanlık eden, yol engellerini ortadan kaldıran ve faydaları yakalayan bir yönetici sponsor tarafından yönetilir.

CIO (Chief Information Officer), mevcut sistemlerle entegrasyona, veri geçişine ve altyapı yükseltmelerine yeterli dikkatin verilmesini sağlamak için yönetici sponsorla yakın işbirliği içinde çalışır. CIO ayrıca yönetici sponsora zorluklar hakkında tavsiyelerde bulunur ve yönetici sponsorun ERP uygulamalarında uzmanlaşmış bir firma seçmesine yardımcı olur.

ERP uygulamaları yeni iş süreçleri, roller, kullanıcı arayüzleri ve iş sorumlulukları ile sonuçlandığından, yönetici sponsora bir organizasyonel değişim yönetimi yöneticisi tarafından da tavsiye verilmelidir. Organizasyonel değişim yönetimi, kuruluştaki herkesin ERP’nin işleri üzerindeki etkisini anlamasına yardımcı olabilir.

Çoğu durumda, bu desteği bir iç yöneticiden ziyade bir organizasyonel değişim yönetimi firması sağlar. Programın yönetici ekibine raporlama, bir iş proje yöneticisi ve bir BT proje yöneticisi olmalıdır. Kuruluş, bir ERP entegrasyon firması veya bir organizasyonel değişim yönetimi uzmanını işe almışsa, proje yöneticileri çekirdek program yönetimi ekibinin bir parçası olmalıdır.

ERP Nasıl Yapılandırılır?

Çoğu ERP uygulayıcısı, ERP uygulamalarını şu şekilde yapılandırır:

1. Onay alma

Yönetici sponsor, onay için gerekli olan herhangi bir belgenin oluşturulmasını denetler. Genellikle iş vakası olarak adlandırılan bu belge genellikle  aşağıdakileri içerir.

– Problem tanımı
– Programın amaçlarının ve kapsamının açıklaması
– Varsayımlar
– Uygulama maliyetleri
– Uygulama takvimi
– Geliştirme ve operasyonel riskler
– Öngörülen faydalar

İş vakası tamamlandıktan sonra, yönetici sponsor, iş vakasını, para harcamak ve personeli ERP’yi uygulamaya yönlendirmek için resmi onay için uygun üst düzey yönetici grubuna sunar.

2. Programı planlama

İş senaryosu için oluşturulan üst düzey zaman çizelgesi, daha sonra aşağıdaki adımları içeren bir çalışma planına dönüştürülür:

Ekip üyelerini kesinleştirme:

Kilit şirket içi bireyler isimleriyle tanımlanmalıdır. Diğer gerekli personel rollerine göre belirlenmelidir. Harici ortakların seçilmesi gerekiyor. Tipik ortaklar şunları içerir: ERP uygulama uzmanları, organizasyonel değişim yönetimi uzmanları ve teknik uzmanlar.

Sözleşmeleri tamamlama:

Yeni yazılım, teknoloji ve hizmetler için sözleşmeler sonuçlandırılmalıdır.

Altyapı yükseltmelerini planlama:

Şirket içi ERP sistemleri genellikle daha hızlı işlemciler, ek depolama ve gelişmiş iletişim gerektirir. Bazı kuruluşlar, bir bulut ERP kullanarak altyapı yükseltmelerini en aza indirebilir. Ancak bulut ERP’leri bile altyapı yükseltmeleri gerektirebilir.

Bir çalışma planı ve zaman çizelgesi oluşturma:

Görevler, bağımlılıklar, kaynaklar ve zamanlamanın mümkün olduğunca spesifik yapılması gerekir.

3. Yazılımı yapılandırma

Bu en büyük, en zor aşamadır. Başlıca adımlar şunları içerir:

Boşlukları analiz etme

Mevcut iş süreçlerindeki boşlukları anlamak ve uygulamaları desteklemek, proje ekibinin iş süreçlerinin yazılıma uyacak şekilde nasıl değiştirileceğini belirlemesine yardımcı olur.

Parametreleri yapılandırma

ERP yazılımındaki parametreler, yeni iş süreçlerini yansıtacak şekilde ayarlanır.

Gerekli programlamayı tamamlama

İdeal olarak, ERP yazılımı için herhangi bir değişikliğe gerek yoktur. Ancak, diğer sistemlere arayüzler veya veri geçişi için bazı programlama gerekebilir.

Verileri taşıma

Ekip, veri tanımlarını standartlaştırır ve mevcut dosyaları veri bütünlüğü, kalitesi ve fazlalığı açısından inceler. Son olarak, mevcut veriler temizlenir ve yeni ERP’ye taşınır.

Deneme sistemi

Sistem, gerekli işlevselliği ve gerekli yanıt vermeyi sağladığından emin olmak için test edilir.

Belge sistemi

Gerekli fonksiyonel ve teknik dokümantasyon oluşturulur. Tipik olarak, satıcı, kurumsal standartlara göre uyarlanabilen belgelere sahiptir.

Altyapıyı yükseltme

Gerekli yükseltmeleri tamamlama aşamasıdır.

4. Sistemi Dağıtma

Yeni sistem üretilirken son kesimden önce birden fazla faaliyetin tamamlanması gerekir. Bunlar şunları içerir:

Tüm personelin sistemi çalıştırmak için eğitilmesi ve erişim haklarının verilmesi gerekir.

ERP faaliyete geçtikten sonra soruları yanıtlamak ve sorunları çözmek için bir destek ekibine ihtiyaç duyulacaktır.

Sistemi test etmek: Yeni sistemin güvenli, duyarlı ve iş senaryosunda açıklanan işlevselliği sağladığından emin olmak için kapsamlı bir şekilde test edilmesi gerekir.

Yayına almak: Yönetici, yeni ERP’nin hazır olduğundan emin olduktan sonra, kuruluşun eski sistemden yeni sisteme geçmesi gerekir.

ERP’nin Gizli Maliyetleri

Proje planlama sırasında genellikle hafife alınan dört faktör şunları içerir:

İş süreci değişikliği maliyetleri

Çoğu insan, bir sistem analisti olmadıkları veya daha iyi sistemlere sahip farklı bir kuruluşta çalışmadıkları sürece mevcut ortamda çalışmaktan memnundur.

Örgütsel değişim yönetimi

Süreç iyileştirmeleri işletmeleri daha verimli ve etkili hale getirse de, değişim tüm organizasyon düzeylerinde belirsizlik yaratır. Resmi bir organizasyonel değişim yönetimi programı, personeli rahatlatır ve değişiklikleri kabul etmelerine yardımcı olur.

Veri taşıma maliyetleri

Bir ERP uygulamasından önce, işletmelerin sık sık çakışan veritabanları ve zayıf düzenleme kuralları vardır.

Özel yazılımların maliyetleri

İşletmeler yıllardır ERP’leri özelleştirerek ilerlemiş olsalar da, bu kötü bir uygulama olmaya devam ediyor. Özelleştirme, kullanıcılar ek özellikler talep ettikçe uygulama maliyetini önemli ölçüde artırır. Garantiyi geçersiz kılar. Yükseltmeleri zorlaştırır; özel kod genellikle satıcı her yeni sürüm yayınladığında değişiklik gerektirir. Son olarak, çoğu işletme, maliyeti hafife almaktadır; Başlangıç ​​maliyetini tahmin eden kuruluşlar bile yeni sürümlere geçiş maliyetini nadiren planlarına dahil eder.

ERP Projeleri Neden Başarısız Olur?

ERP projeleri, diğer projelerin başarısız olduğu birçok nedenden dolayı başarısız olur. En yaygın neden,  organizasyonun tamamında saygı gösteremeyen, projeyle ilgilenmeyen veya diğer sorumluluklardan rahatsız olan etkisiz bir yönetici desteğidir. Başarısız olmanın diğer nedenleri arasında kötü tanımlanmış program hedefleri, zayıf proje yönetimi, yetersiz kaynaklar vb. sayılabilir.

Herhangi bir yeni program direnç oluşturabilirken, bu ERP’lerde daha yaygındır. Uzak iş birimleri, bir ERP tarafından empoze edilen finansal veya diğer standardizasyonu, genel merkezin saha üzerindeki kontrolü artırma çabası olarak görür. Yeni sistemin faydalarını açıklamak için aktif bir kampanya olsa bile, sahada uygulamayı olabildiğince yavaşlatan insanlar çok olur. ERP’yi destekleyen gruplar bile, uygulama ekibi yetersiz destek sağlarsa veya kaba-tepkisiz olarak algılanırsa hayal kırıklığına uğrayabilirler.

Hayal kırıklığına uğramış taraftarlar kendilerine uygun destek sunulmadıklarını hissettiklerinde kısır eleştiriler ortaya çıkabilir.